Sistema InfoSIG

El Sistema de Información Gerencial InfoSIG permite elaborar completamente el presupuesto de una institución y su posterior seguimiento de ejecutoria. El sistema es multicompañía, multimoneda, multifrecuencia (informes diarios, semanales, mensuales, etc.) y posee utilitarios para la generación de todo tipo de reportes, gráficos y razones financieras definidas por el usuario.

Los módulos del sistema son:

a) Módulo de Formulación. Elabora la proyección mensual financiera basándose en los supuestos proyectados que los usuarios incorporen. Las características más importantes de este módulo son:

Generación de Informes. Mediante el sistema se construye un modelo de la institución que permite que con las variables críticas definidas se proyecte automáticamente el balance de situación, el estado de resultados, el flujo de caja, los indicadores financieros que se establezcan, entre otros informes.
Multimoneda. El presupuesto puede verse tanto en moneda local como extranjera, la conversión a dólares se hace de acuerdo con las normas contables que establezca la empresa (partidas a tipo de cambio histórico y tipo de cambio al cierre de mes, ajuste por conversión al consolidar sociedades domiciliadas en el exterior, cálculo automático del ingreso y gasto por diferencial cambiario, etc.).
Manejo de Centros de Costo. Todo el presupuesto de la empresa puede distribuirse en centros de costo de manera que la presupuestación se haga en forma descentralizada. Además el sistema carga los saldos reales, con lo que se puede hacer análisis comparativos entre real y presupuesto tanto a nivel consolidado como de centro de costo.
Consolidación. Si la empresa esta formada por un grupo de empresas subsidiarias, entonces se puede definir en el sistema la consolidación automática de los estados financieros presupuestados y reales. Esta consolidación toma en cuenta asientos de ajuste y eliminación que sea necesario registrar a nivel consolidado.
Análisis de variaciones. Mediante el sistema se pueden cargar los saldos reales contables con lo cual se realiza el análisis de diferencias entre real y presupuesto. Este análisis incluye: semáforos indicativos de variaciones relevantes, análisis de variaciones tasa / volumen, variaciones en partidas no contables como indicadores de rentabilidad, apalancamiento, liquidez, etc.
Escenarios. Para cada modelo desarrollado en el sistema es factible desarrollar múltiples escenarios modificando una o más variables críticas. Los escenarios pueden ser comparados entre sí o con las cifras reales. Además dentro del proceso de depuración del presupuesto es factible que el sistema realice análisis de sensibilidad, búsqueda de objetivos (es decir determinar el valor que debe tener un supuesto específico para alcanzar un objetivo sobre cierta variable). El sistema también realiza el cuadre del balance en forma automática tomando en cuenta todas las restricciones establecidas en el modelo.

(b) Módulo de Seguimiento. Es un módulo en que se elabora toda clase de informes gerenciales generados con la información histórica propia de la institución. Puede incorporase información como: balance de situación, estado de resultados, indicadores financieros, etc. En este caso, como la información es generada por la misma institución se puede contar con todo el nivel de detalle que el usuario determine

Vistas. La información puede ser analizada desde diversas perspectivas, por ejemplo puede verse el balance de situación y su evolución en el tiempo de un centro de costo o puede verse a una fecha dada el estado de resultados de todos los centros de costo.
Gráficos. Toda la información presentada puede ser analizada tanto en forma numérica como gráfica y ambos pueden ser exportados a Excel, Power Point, Word, etc.
Origen y Aplicación de Fondos. El sistema permite generar el estado de origen y aplicación de fondos para dos períodos cualquiera.

En resumen, de acuerdo con nuestra experiencia, los principales beneficios que aporta la implantación del sistema a la empresa son:

Al automatizar el proceso de carga de datos reales se libera de tiempo operativo al personal responsable el cual puede concentrarse en labores de análisis y control de los estados financieros.
Se distribuye entre los responsables de producir los resultados (los encargados de oficinas) toda la información que necesitan para analizar, mensualmente, sus resultados y sus variaciones con respecto al presupuesto. De esta forma el presupuesto se transforma, verdaderamente, en una herramienta que los motiva a alcanzar los compromisos adquiridos.
Se automatiza todo el proceso de presupuestación permitiendo hacer la captura en forma ordenada, estandarizada y descentralizada. Además la herramienta aporta una serie de instrumentos para afinar el presupuesto (gráficos, escenarios, análisis de variaciones, búsqueda de objetivos, etc.) y comparar los resultados en forma más eficiente.
Se libera de tiempo de programación al departamento de Sistemas, ya que los usuarios pueden, ellos mismos, diseñar gran cantidad de consultas que de otro modo tendrían que solicitar mediante requerimientos formales.

1 - Ejemplo de la pantalla de definición de cuentas de Balance de Situación del modelo. Puede apreciarse como es posible definir distintos niveles de indentación dentro de las cuentas del modelo. Además a pesar de que el modelo consolida en una moneda puede verse que es factible presupuestar en distintas monedas.

2- En esta pantalla se definen todas las relaciones entre las cuentas del modelo. Es decir es aquí donde se le específica al modelo las relaciones que existen entre los supuestos o variables críticas que se definieron y las cuentas del balance de situación y estado de resultados que se desea proyectar.

3- Una vez construido el modelo se pasa al módulo de generación de proyecciones. Como puede verse en esta pantalla es sistema permite generar para cada compañía tantos escenarios como se requiera.

4- En esta pantalla se le está dando valor a los Supuestos Generales. Nótese que los valores pueden asignarse por fecha (para contemplar efectos de estacionalidad). Además cada supuesto puede ser documentado con una explicación textual acerca de la validez del mismo.

5- En esta pantalla se captura el detalle de los activos fijos que se piensa adquirir durante el año de presupuesto. Para cada activo se detalla el tipo de activo, la cantidad, el monto unitario y la fecha estimada de adquisición. El sistema automáticamente asignará las variaciones en el balance y en el estado de resultados que resulten de éstas adquisiciones.

6- Esta pantalla captura los requerimientos o exclusiones de plazas que se darán en el año presupuestado. En cada caso se indica el Centro de costo afectado, el tipo de plaza, el salario y cantidad y la fecha de entrada o salida

7- Aquí puede verse el Balance de Situación Proyectado. La información puede ser consultada a diversos niveles de detalle y en moneda nacional o extranjera.

8- Aquí puede verse el estado de resultados proyectado. La información puede ser consultada a diversos niveles de detalle y en moneda nacional o extranjera. Además puede verse el dato marginal o acumulado

9- Aquí pueden verse algunos indicadores financieros definidos. En la construcción del modelo el usuario puede definir cualquier indicador que desee siempre y cuando todos los elementos requeridos para su cálculo se encuentren entre los datos proyectados.

10- En esta pantalla se definen las relaciones entre la balanza presupuestada y la balanza contable utilizada por el banco. Una vez establecida esta relación (que tiene que hacerse una sola vez) el sistema automáticamente cargará todos los meses los saldos contables reales para hacer la comparación con presupuesto.

11- Esta es una vista de la pantalla en la que se comparan la proyección con el real. Nótese que es posible incorporar explicaciones que justifiquen las variaciones, así como documentar los planes de acción correctivos que se piensa implementar. Además en el extremo izquierdo aparecen semáforos que indican variables que están con valores críticos (rojo) y aquellas que muestran variaciones extraordinarias (verde).

12- Además de la comparación absoluta y relativa entre los datos reales y los presupuestados, el sistema puede automáticamente hacer un análisis de variaciones tasa / volumen para identificar cual es el origen de las variaciones reflejadas.

13- Este es un ejemplo de las facilidades de graficación que posee el producto. Cada usuario define sus propios gráficos incorporando cualquier cuenta definida en el modelo.

14- Con los balances cargados el módulo genera un Origen y Aplicación de Fondos entre dos periodos cualesquiera.

15- El sistema permite generar cubos de datos directamente conectados a la base de datos de forma que el usuaior puede definir sus propios formatos.

16- El sistema posee una herramienta mediante la cual usuario puede construir sus propios reportes con la información contenida en la base de datos. En cualquier celda de una hoja de Excel puede invocarse cualquier datos de cualquier.

En esta pantalla podemos consultar el balance de situación en el tiempo de una entidad específica.